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教授へのメールの送り方は? レポート提出のマナーや例文は? 元大学教員が教えます!

投稿日:2018年11月30日 更新日:

メールで教授にレポート提出する!ことが、

大学の授業ではよくあると思います。

しかし、メールを送る相手が教授となると、

家族や友達への送り方と同じでいいの?

と心配になってしまうのでは。

 

メールの送り方が良くないと、

印象が悪くなってしまったり、

メール自体が見逃されてしまうことも。

そこで、教授へメールでレポート提出するときの基本的マナーや、

状況に応じて使い分けたい例文を、まとめてみました!

メールの送り方のマナーは?基本情報を明記することが大切?

教授へのメールの送り方で、他の大人に送る場合とは違うこと、

それは、自分の身分をどのように書くか、なんです。

教授は、講義からゼミまで、たくさんの授業を持っており、

1つの授業だけで100人を超えることは珍しくありません。

自分以外にもたくさんのメールが送られている、これが前提です。

 

そこで、メールの件名に基本情報をしっかり!書くのがポイント。

 

例文:経済学概論レポート(学生番号 名前)

 

授業名、学籍番号、自分の名前、そしてレポート提出であることを

件名に入れることで、自分の身分とメールの趣旨を分かりやすく提示することが。

メールアドレスも、個人ではなく大学で配布されているものの方が安心!

アドレスそのもので学生番号や所属が分かるようになっているので、

文字化けするなどのトラブルがあっても、誰のメールかすぐに分かるからです。

 

また、レポートのファイル自体にも、自分の情報をしっかり明記!

件名と同じように、授業名、学生番号、自分の名前をタイトルにすればOK。

ワードファイルで送る場合、MicrosoftとWindows、バージョン間の互換性の問題が。

せっかくきれいに編集しても、きちんとした状態で開けないこともあるので、

PDFを一緒とする送り方がおすすめです。

 

最後に、自分の名前、所属、メールアドレスを書くことを忘れずに。

 

例文:□□□大学□□□学部

名前(学生番号)

メールアドレス

 

署名を事前に設定することができるメールがほとんど。

これからのレポート提出に備えて、署名の情報を登録しておくと便利ですよ!

多人数と少人数の授業でメールの送り方はどう変わる?

たとえ気さくな教授であっても、メールの送り方は丁寧が鉄則。

いきなり要件に入るのではなく、最初に必ず教授の名前を。

 

例文:~学部 △△△教授、あるいは、△△△先生

 

大学の授業の担当者は、所属も身分もさまざま。

全員が教授というわけではなく、企業から来ている社会人教員ということも。

よく分からない場合は、先生と呼ぶのが無難かもしれません。

 

さらには、学生1人1人の顔と名前が一致してないだろう多人数の講義と、

個人的に話をする機会がそれなりにあるゼミ形式の授業では、

レポート提出の文章はやや変わります。

 

授業を受けていたものの、学生の数がとても多いため、

おそらく教授が自分のことを知らない、という場合。

 

例文:はじめまして。~学部~学科~年の△△△△と申します。

〇〇〇〇の授業のレポートを提出させていただきます。

タイトル「             」

よろしくお願いいたします。

 

小規模な授業で、教授が自分のことを知っていても、

なれなれしいメールを送るのは厳禁!

「はじめまして」を「お世話になっております」に変えて、

レポート提出のメールを送りましょう。

締め切り日が過ぎた!レポート提出の意思をどう伝える?

レポート提出が、深夜になって、提出時間をちょっとすぎてしまった!

そんな微妙な場合は、その旨をきちんとお詫びする文章を。

 

例文:本日が締め切りのレポートですが、提出期限を少し過ぎての提出となりました。

次回からはこのようなことがないように気を付けます。お取り計らいのほど、よろしくお願いします。

 

体調が悪く、レポート提出が間に合わなかった…という場合は、

あきらめるのではなく、お詫びと対応の方法を相談する送り方がベター。

 

例文:レポート提出の準備をすすめていましたが、体調を崩してしまい、完成させることができませんでした。明日の夜までに必ずレポートを提出いたします。

 

自分がレポート提出する意思があることを伝え、

できるだけ早く送ることを伝える、これがポイントです。

体調によっては、レポート提出がすぐには難しい、ということも。

そのようなときは、教授に事情を伝え、締め切り日の相談をしましょう。

 

多人数の授業の場合は、個々の学生の事情に合わせないという方針のことも。

病院の診断書や、受診カードの記録などを画像で添付して

説明するという送り方のほうがいいかもしれません。

メールでのレポート提出後の注意点

 

レポート提出の時期は、他のレポートや筆記試験で、

あわただしいことがほとんど。

しかし、そんな間にも、レポートの不備などで

教授からメールの返信が来ていることが。

 

とくに大学のメールアドレスを使っている場合、

メールボックスをまったくチェックしておらず、

教授からのメールを見たのが夏休み後だった…。

そんな恐ろしいことがないとは言えません。

 

そのため、メールによるレポート提出後は、

しばらくの間はしっかりメールチェックしましょう。

もしも、メールの確認が遅れてしまった場合は、

きちんとお詫びの文面を入れて、すぐに返信を!

 

例文:レポート提出の件で、ご連絡いただきありがとうございます。メールの確認が遅れてしまい、申し訳ありませんでした。ご指摘いただいた点をすぐに修正して再提出いたします。

 

自分の不備を素直に謝ることがポイント。

指摘された点をすぐに修正して、できるだけ早めに再提出しましょう。

まとめ

 

・メールの件名は要件と自分の基本情報を明記。大学配布のアドレスを使うと安心。

・教授と顔見知りであるかどうかで挨拶文が変わるが、知り合いの教授でも礼儀正しく!

・レポート提出の締め切り日が過ぎてしまったときは、事情説明と対策相談を。

・教授にメールでレポート提出したあとは、メールボックスをしっかりチェック!

-大学, 学生生活

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